المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : ورقة عمل المميزات والخصائص لمدير وموظفي إدارة القبول والتسجيل


Eng.Jordan
10-30-2012, 11:59 AM
المميزات والخصائص

لمدير وموظفي إدارة القبول والتسجيل
الإدارية- السياسية- القيم الأخلاقية- المالية- الرؤية- التخطيط- التعاون- الدقة- الثقة
فـي خدمـة الطالـب

ورقــة عمــل
مقدمة للمشاركة في المؤتمر الرابع والعشرون
للمنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية في رحاب الجامعة اللبنانية الأمريكية – بيروت – خـلال الفتـرة 31/3 إلى 3/4/2003

إشــراف
المنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية
ARAB – ACRAO

إعــداد
علي حمدان حمد أبو برهم
رئيس قسم التسجيل والنتائج

جامعة العلوم التطبيقية الأهلية – عمان - الأردن
APPLIED SCIENCE UNIVERSITY - PRIVATE
AMMAN - JORDAN

هاتف 5237181-6-00962ص.ب 11931 فاكس 5232899-6-00962
مكتب الارتباط/ هاتف 5534121-6-00962 فاكس 5539103-6-00962
E-mail: Info@asu.edu.jo

المميزات والخصائص لمدير وموظفي إدارة القبول والتسجيل



إن المميزات الشخصية لمدير دائرة القبول والتسجيل عديدة ولا يمكن حصرها بصفة خاصة فاختلاط المدير برئيس الجامعة وعمداء الكليات والأساتذة ومدراء الدوائر بالجامعة والإداريين ومع أولياء أمور الطلبة يؤثر على تفاعل شخصيته سواء كان سلباً أم إيجاباً.

ومن المميزات والخصائص التي يجب أن يتمتع بها مدير القبول والتسجيل:
· أن يكون حليماً مع الموظفين التابعين له مراعياً الوضع الاجتماعى والمعيشي لهم، وأن يكون جو العمل ممتع من الناحية النفسية ومعاملة جميع الموظفين بدون تميُّز.
· أن يستمع إلى آراء الموظفين التابعين له في أساليب تحقيق الهدف الذي يسعى لتحقيقه لصنع القرار.
· أن يعرف مرؤوسيه جيداً وما يملكون من قدرات حتى يتم توزيع العمل عليهم لتحقيق الهدف المنشود.
· يجب أن لا يكون لمدير القبول والتسجيل أهداف شخصية من اتخاذ قراراته حيث تتعارض هذه الأهداف مع سلوك وقيم مرؤوسيه.
· يجب أن يكون له شخصية قوية وقدرة عقلية والقدرة على الحكم واتخاذ القرار السريع والمناسب وأن يكون لديه مهارات لفظية وذو تحصيل علمي وثقة بالنفس والاستقلالية في اتخاذ القرار.
· أن يتفاعل مع مرءوسيه بروح عالية ويتكيف مع الظروف المختلفة وأن يتقبل الواقع.
· أن يكون ملماً بشكل تفصيلي بأعمال دائرة القبول والتسجيل وله القدرة على رسم السياسات والخطط وتحديد المهام والأهداف والأساليب اللازمة لتنفيذ الخطة الموضوعة وإخضاعها للتقويم المستمر.
· أن يكون له القدرة على التعامل مع الكمبيوتر واستخداماته.
· أن يكون مخلصاً في عمله ومنتمياً إلى المؤسسة التي يعمل بها.
· أن يكون مستمعاً بشكل جيد ومنتقداً بشكل بناء وأن يتجنب الهيمنة وأن يشجع الاختلاف في وجهات النظر كظاهرة صحية.
· عند تقييمه للموظفين يجب أن يبتعد عن العلاقات الشخصية وأن تكون له القدرة على أن يناقش الموظفين في التقرير السنوي الذي يكتب عنهم وتعريفهم بالقصور والأخطاء التي ارتكبوها وأن يكون عادلاً بغض النظر عن العرق- الدين- الجنس.
· التقيد التام بتعليمات منح درجة البكالوريوس.
· أن يكون حسن الهندام.
· أن يكون لديه عدد من سنوات الخبرة في مجال العمل.
· أن يكون لديه القدرة للمطالبة لدى المسئولين من إعطاء مكافأة بدل أعمال ممتازة للمتميزين.
· لديه القدرة على إعطاء الصلاحيات وسحب هذه الصلاحيات في حالة إساءة استخدامها.
· لديه القدرة على حل المشاكل التي تنشأ بين العاملين.
· إعطاء حوافز إيجابية وسلبية للموظفين سواء (لفظي- كتابي- إنذار- قضائي).
· أن تكون لديه القدرة على الرقابة والتقييم (مخرجات العمل- التنظيم- طرق التنفيذ-الترابط- التنسيق- سير الاجراءات داخل الدائرة- سلوك الموظفين- نظام العمل).
· أن يكون دقيق في أداء عمله بدون أي تجاوزات وإنجاز عمله في الوقت المناسب وأن يتابع الأعمال المنوطة به والتأكد من صحتها.
· أن يكون ملتزماً بالدوام وعدم التغيب بدون إذن رسمي وأن يستخدم أوقات الدوام لتأدية واجباته الوظيفية.
· أن تكون لديه علاقة جيدة مع رؤسائه ومع مرؤوسيه ومع زملاؤه وكذلك مع أولياء أمور الطلبة والزوار وتقديم أفضل الخدمات لهم.
· أن يكون أميناً ومخلصاً وذو خلق رفيع وملتزماً بالقيم الأخلاقية والاجتماعية، نزيهاً في عمله- مشاركاً في أنشطة الجامعة.
· أن تكون مصلحة الجامعة فوق مصلحته الشخصية.
· عقد اجتماعات دورية مع مرؤوسيه للتحدث عن العمل وحل مشاكل الموظفين وتطوير قدراتهم على الابتكار والإبداع وتطوير العمل بالدائرة.
· أن يكون لديه الاستعداد للعمل بروح الفريق الواحد.







































مميزات وخصائص موظفي دائرة القبول والتسجيل



إن المميزات الشخصية لموظفي دائرة القبول والتسجيل عديدة كونهم يختلطون بأكبر شريحة في الجامعة "الطلبة-الأساتذة-أولياء أمور الطلبة-الموظفين..." وهذا يعمل بشكل ايجابي على صقل شخصية كل منهم وإذا كان لدى موظفي التسجيل مستويات ثقافية واجتماعية قريبة من بعضها سيعملون بشكل أفضل وأسرع.

ومن المميزات والخصائص التي يجب أن يتمتع بها موظفو دائرة القبول والتسجيل:
· سعة صدر كل منهم للتعامل مع القاعدة العريضة من الطلبة.
· أن لا تكون لدى كل منهم أهداف شخصية من خدمتهم للطلبة وأولياء الأمور ويجب معاملتهم سواسية.
· أن يكون ملتزماً بتنفيذ تعليمات منح درجة البكالوريوس.
· أن يستمع لمشاكل الطلبة ويحاول حلها.
· أن يكون حسن الهندام.
· أن يكون لديه إلمام تام بالعمل والتعامل مع الكمبيوتر.
· أن يكون مغروساً فيه مفهوم العمل الجماعي.
· أن يكون دقيقاً وأميناً ومخلصاً وذو خلق رفيع.
· أن يبتعد عن التكتلات مع زملائه.
· في حال حدوث أي مشكلة عليه التشاور مع رئيسه المباشر.
· المحافظة على سرية العمل في الدائرة وأن تكون لديه مهارات لفظية وذو تحصيل علمي وثقة بالنفس.
· الاحترام المتبادل بينه وبين رئيسه وزملائه، أي أن يكون تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض عفوي دون النظر إلى علاقتهم مع مديرهم.
· أن يكون لدى الموظف شعور بالأمان وإحساس بالثقة دون النظر إلى العامل المعنوي أو المادي وأنه أهل للمسئولية.
· أن يتبادل الآراء مع زملائه فيما يعترضهم من مشكلات وتطوير العمل بالدائرة ومناقشة مديرهم بهذا الشأن.
· البعد عن الفوضوية في الانجاز وأن يعمل حسب الخطة المعدة مسبقاً.
· أن تكون لهم درجة عالية من الإدراك في تحقيق المهمة التي أوكلت اليهم.











مهام دائرة القبول والتسجيل




v تسلم طلبات الالتحاق بالجامعة وتفريغها في كشوف خاصة لاستخدامها في أغراض القبول.

v إعلان أسماء الطلبة المقبولين في الكليات والتخصصات.

v إعداد ملفات الطلبة الخاصة التي تحتوي أوراقهم الثبوتية.

v إعداد جدول المحاضرات الأسبوعية قبل بداية كل فصل دراسي وتوزيعها على الكليات وإعلانها للطلبة.

v إنجاز عملية تسجيل طلبة الجامعة على المواد في بداية كل فصل.

v إجراء عمليتي الإضافة والانسحاب من المواد في كل فصل دراسي.

v إعداد الاحصائيات المختلفة حول الطلبة.

v إعداد جداول الامتحانات النهائية في كل فصل دراسي.

v تسلم كشوف العلامات وفرز بطاقات امتحانات المواد، وتوزيعها على مسجلي الكليات.

v رصد علامات الطلبة واستخراج معدلاتهم المختلفة.

v مراجعة الخطط الدراسية للطلبة.

v تزويد السفارات بنتائج الطلبة المبعوثين على نفقتها.

v إصدار كشوف العلامات والمصدقات وأية وثائق أخرى يحتاجها الطالب .

v المشاركة في الإعداد والتحضير لحفل التخرج السنوي.

v تزويد مركز الحاسوب بالمعلومات والبيانات اللازمة لأغراض القبول والتسجيل والامتحانات والبرامج.

v تنفيذ كل ما تتضمنه تعليمات منح درجة البكالوريوس في الجامعة.




مهام مدير القبول والتسجيل




أولاً: الإشراف على قبول الطلبة.

ثانياً: الإشراف على تسجيل الطلبة وعمليات السحب والإضافة.

ثالثاً: الإشراف على إعداد الجدول الدراسي وجدول الامتحان.

رابعاً: الإشراف على إعداد الاحصائيات المختلفة للطلبة وأعضاء هيئة التدريس.

خامساً: الإشراف على الخطط الدراسية للطلبة وتخريجهم.

سادساً: الإشراف على تنفيذ تعليمات منح درجة البكالوريوس.

سابعاً: الإشراف على إعداد ميزانية الدائرة.

ثامناً: إعداد الخطط المستقبلية لتطوير وتحديث دائرة القبول والتسجيل.





















الأعمال التي يقوم بها مساعد مدير الدائرة




v اقتراح السياسة العامة للعمل بدائرة القبول والتسجيل بالتشاور مع مدير دائرة القبول والتسجيل، والإشراف على تنفيذها وتقييم برامج العمل الخاصة بوضع هذه السياسات ووضع التنفيذ، ومتابعة تنفيذها عن طريق العاملين بدائرة القبول والتسجيل.
v اصدار التعليمات فيما يتعلق بتصريف أمور العمل.
v توجيه العاملين بدائرة القبول والتسجيل وإبداء الرأي في المشكلات التي تواجههم في الأداء وتنسيق الأعمال المشتركة بينهم.
v التشاور مع رؤساء الأقسام العلمية فيما يتعلق بإعداد الجدول الدراسي وحل التضارب بين مواعيد المحاضرات المرسلة من قبل الأقسام وتوزيع القاعات الدراسية.
v إمداد الأقسام العلمية بالقاعات المطلوبة للامتحان الأول والثاني ونهاية الفصل.
v تولي كافة المهام المتصلة بالشهادات والمعادلة وإصدار الوثائق والتقارير الدراسية وغيرها.
v التجهيز لعمليات التسجيل باستيفاء كافة النماذج المستخدمة في هذا المجال.
v الإشراف على عمليات التسجيل المتأخر والانسحاب والإضافة في ضوء القواعد والضوابط المعمول بها وحل أي إشكال.
v التحقق من استيفاء الطلبة لمتطلبات التخرج وفقاً للقواعد والأحكام الواردة بهذا الخصوص.
v التحقق من استيفاء وثائق ومستندات القبول للطلبة المستجدين.
v الاشتراك في تقويم العاملين بدائرة القبول والتسجيل.
v إعداد الميزانية الخاصة بالدائرة بالتشاور مع مدير القبول والتسجيل.
v الإشراف والتحقق من المعلومات الداخلة والخارجة إلى أجهزة الكمبيوتر وحل المشاكل التي يمكن أن تطرأ مع هذه الأجهزة.
v الإشراف على إدخال العلامات وتدقيقها بما يتضمن الدقة في التنفيذ.
v تنفيذ أي تعديل أو استكمال علامة بعد التأكد من قانونية العلامة.
v اعتماد شهادات لمن يهمه الأمر وكشوف العلامات بعد التأكد من صحتها.
v تلقي طلبات تحويل التخصص – الانسحاب من الفصل- تأجيل الاختبارات والعمل على تنفيذها بما لا يتنافى مع القواعد الأساسية التي تنص عليها تعليمات منح درجة البكالوريوس.
v إعداد قوائم الطلبة المتوقع تخرجهم بالتنسيق مع العاملين بالدائرة.
v إعداد قوائم الطلبة الخريجين ورفعها إلى مدير الدائرة.
v إعداد المصدقات الخاصة بالطلبة الخريجين وكشوف علاماتهم باللغة العربية والانجليزية.
v إعداد الاحصاءات الخاصة بالطلبة.
v القيام بأعمال مدير الدائرة في حالة غيابه.
v الإشراف على إعداد شهادات التخرج والمشاركة في حفل التخرج.
v المشاركة في إعداد الكتاب السنوي.


مهام رئيس قسم تسجيل الكليات الإنسانية

والكليات العلمية



أولاً: مجال القبول:
‌أ. استقبال طلبات الطلبة الجدد والتصديق عليها واعطائها الرقم الجامعي ومتابعة إدخال الطلبات على الكمبيوتر من قبل الموظفين المختصين.
‌ب. بعد الانتهاء من عملية القبول التدقيق على الطلبات المقبولة من حيث الثانوية وأسس القبول المتبعة من وزارة التعليم العالي من حيث المعدل وفرع الشهادة.
‌ج. تحويل التخصصات للطلبة الراغبين بذلك وفق الأسس المتبعة.

ثانياً: في مجال التسجيل:
‌أ. المشاركة في إعداد الجداول الدراسية.
‌ب. المشاركة في عملية تسجيل الطلبة على المواد المطروحة والانسحاب منها.
‌ج. حل الاشكالات التي ترد من الطلبة أثناء التسجيل من حيث الالغاء والاستبدال.
‌د. إعداد الاحصائيات المطلوبة للجهات الخارجية.
‌ه. دراسة أوضاع الطلبة في حالة الساعات المكتبية أو زيادة العبء الدراسي أو نقصه ورفع ذلك إلى العميد المعني بذلك.

ثالثاً: في مجالات النتائج والتخريج:
‌أ. التدقيق على النتائج الواردة من قبل المدرسين (العلامات الفصلية).
‌ب. تدقيق الخطط الدراسية للطلبة المتوقع تخرجهم واحتساب المعدلات التراكمية لهم.
‌ج. تخريج الطلبة الذين استكملوا متطلباتهم الدراسية.
‌د. تدقيق كشوف العلامات للطلبة سواء أكان خريجاً أم غير ذلك.
‌ه. التدقيق على المعادلات قبل رفعها إلى مدير القبول والتسجيل.
‌و. تدقيق مصدقات الطلبة الخريجين وكشوف علاماتهم والأوراق التي يطلبونها.
‌ز. التدقيق على المعادلات بعد ورودها من الأقسام المعنية ومراجعة إدخالها على الكمبيوتر بحيث تكون مطابقة.
‌ح. التدقيق على الشهادة الجامعية بعد كتابتها من قبل الخطاط.
‌ط. المشاركة في الإعداد لحفل التخريج وتسليم الشهادات والهدايا لمستحقيها.
‌ي. تنقيح أسماء الخريجين واستبعاد شهادات وأسماء الطلبة الذين لم يحضروا حفل التخرج.
‌ك. التدقيق مع وزارة التعليم العالي على سجلات الطلبة الخريجين.
‌ل. إعداد وتدقيق الخطط الدراسية التي تطلب في حينه لحل الاشكالات الموجودة.
‌م. استبعاد المواد الملغاة بسبب تغيير الرقم أو تغيير التخصص.
‌ن. التدقيق على المواد المستبدلة من قبل الطلبة ورفعها إلى العمادة المعنية.
‌س. الإشراف العام على سير العمل اليومي في الكليات الإنسانية أو (الكليات العلمية) في دائرة القبول والتسجيل.
‌ع. مراقبة الدوام اليومي وتنظيمه وإعطاء الاجازات لطالبيها ومتابعة دوامهم بشكل مستمر.





مهام وظيفة مسجل الكلية




v متابعة خطة الطالب منذ دخوله الجامعة ورصد الدرجات في نهاية كل فصل في خطة الطالب ومتابعة مدى تطبيقه للخطة.

v متابعة أي تعديل على الخطة من قبل القسم العلمي.

v متابعة وضع الطالب الأكاديمي من حيث المعدلات والانذارات وتبليغ الطالب بوضعه في حالة الإنذار ووضعه تحت المراقبة حتى يتم رفع الانذارات عنه أو في حالة عدم رفع الانذار توجيه الطالب إلى تغيير تخصصه.

v متابعة الطلبة المتوقع تخرجهم من حيث استكمال الخطة ومراجعة ملف الطالب وجميع الوثائق المطلوبة للتخرج من حيث المعادلات والشهادات الأصلية المصدقة حسب الأصول.

v طباعة شهادات التخرج وكشوفات العلامات وحسن السير والسلوك للخريجين.