ملتقى شذرات - نظم المعلومات الإدارية واهميتها في اتخاذ القرارات

حمل المرجع من المرفقات

تركي كاظم عبيس

كلية الزراعة – جامعة بابل

المقدمة
بادي ذي بدء الحمد لله رب العالمين الذي لايحمد الا باقل مايستحقه حمدا كثيرا هو اهله ، والصلاة والسلام على سيد المرسلين ورحمة للعالمين محمد الصادق الامين واله الطيبين الطاهرين .
لقد اخترت هذا البحث وذلك لزيادة معلوماتي عن النظام الاداري واهمية المعلومات الادارية في اتخاذ القرارات ، حيث ان الادارة هي فن وعلم الاشياء ، فاننا نرى ان النظام يلعب دورا بارزا في حياة الفرد والمجتمع .
ان واجب الانسان لايقف عند حد تعلم واكتساب الخبرات لنفسه فقط ، بل يتعدى ذلك الى ضرورة نقل خبراته ومعرفته الى ابنائه والاجيال التي من بعده لذلك كان لزاما عليه ان يبتكر ما يعرف بالذاكرة الخارجية لان ذاكرة الانسان تنتمي بها انتماءً وثيقا ، فضلا عن كونها تتاثر بما يطرأ عليه من انفعالات نفسية واضطرابات صحية وبايلوجية .
وتشمل الذاكرة الخارجية فيما يستخدمه الانسان من وسائط يسجل عليها معلوماته وبياناته التي يجمعها من خلال مشاهداته اليومية والتي يحصل عليها من نتائج تفكيره الخلاقة وتجاربه وخبراته على مر الايام ، وسبق وان قيل بين اوساط المختصين في العلوم الادارية ان الانسان الاول دون مشاهداته وتجاربه نقشا على جدران الكهوف والمغارات التي كان يسكنها ، وقد تطور اسلوب التسجيل الذي استخدمه الانسان ، كما تطورت وسائط التسجيل بتطور الزمن فظهرت الالواح الطينية باشكالها المختلفة وكذلك اللوحات الجراتينية والحجرية الاخرى ان اهمية نظام المعلومات الادارية يؤكد ان من الصعب تحديد اتجاهات واستراتيجيات واهداف العمل دون ان تكون هناك معلومات كما انه من غير الممكن تنفيذ نشاطات المنظمة ومتابعتها والسعي الى تطويرها دون ان تتوفر معلومات دقيقة ومنظمة ومبوبة .
ومع تطور العالم ودخوله في ثورات ادارية وتنظيمية كبرى رافقنا اسلوب الصناعة الجديد ، فظهرت مفاهيم مبتكرة للتخطيط والمتابعة وتقييم الاداء ومحاولة التحسين والتطوير المستمر لصالح زيادة كفاءة استخدام الموارد المتاحة لدى الانسان بهدف تحقيق الرفاهية وتهيئة الظروف لتنمية الاجيال القادمة ، ولقد تم ابتكار نظم مناسبة لاستيعاب المعلومات من خلال ادخال نظم المعلومات على الحاسوب بانواع متطورة من التقنيات الحديثة التي تستطيع ان تقابل المشكلة ، ويقصد بذلك تحويل اسلوب حفظ ومعالجة وتداول المعلومات الى نظام ( برامج ) يلائم طبيعة المعلومات التي توجد فيه .

المحور الاول

انواع نظم المعلومات اللازمة للمدراء

ان نظم المعلومات الادارية يمكن تصنيفها وفق المهام الادارية التي تتعلق بالمهام الادارية التي سيتم التطرق اليها ، التي سوف تتم بين رئيس الدائرة ومدراء الاقسام التابعين له ، وقبل تصنيف النظم علينا ان نتعرف على النظام والادارة والمعلومات فيمكن تعريفها على النحو الاتي :-

تعريف النظام system بصورة عامة كونه : مجموعة الاجزاء المترابطة وهذه الاجزاء قد تكون عمليات Proccesing او مكونات فالمكونات قد تكون : شخص ، جماعة ، معهد او شيء معين ".
الادارة يمكن تعريفها على انها : فن انجاز الاعمال من خلال الاخرين .
اما المعلومات فهي : البيانات التي تتم معالجتها بحيث اصبحت ذات دلالة معينة ، وينبغي ان تعالج هذه البيانات وان تحور بصورة او باخرى بحيث يمكن ان تتحول الى مايسمى معلومات . (1)

وهذه النظم يمكن تصنيفها الى :-
نظم المعلومات المالية :-
وهي من اهم نظم المعلومات في ادارة المعلوماتية ، وتتضمن معلومات تاريخية عن واردات العمل وعن مطلوبات العمل ( الميزانية العمومية ) ، والمعلومات الخاصة بها ومن خلال عملية تحديد الموازنات التقديرية تتوفر بها ادارة معلومات حول التخطيط والسيطرة على الارباح ، ويستفاد من هذه النظم في القطاع الاشتراكي اضافة الى استثمار المساهم بالنسبة لمنشآت القطاع المختلط ، ومما لاشك فيه ان الادارة العليا والمديرون التنفيذيون يحتاجون هذه الانواع من المعلومات لذا غالبا ماتكون هذه النظم واسعة ، بحيث تشمل جميع المعلومات التي تحتاجها المستويات الادارية المختلفة
نظم معلومات ادارة التسويق :-
التسويق هو بيع وتوزيع منتوجات المنشأة . ولاداء هذه الفعاليات تطور مدير استراتيجية شاملة وذلك من خلال تحديد الخليط التسويقي وتحليل الربحية ، وتطوير هذه الفعاليات بالخلط .
ويستخدم مدير التسويق نظم المعلومات المستخدمة في تطوير ستراتيجية شاملة للتسويق متعددة وغير محددة . إذ يعتمد المدير على مصادر شتى للحصول على المعلومات ، مثل الدراسات الاقتصادية ، والتسويقية ، وابحاث السوق وتقارير التطور التكنولوجي والدوريات المتخصصة والموردين والعملاء .
نظم المعلومات في ادارة العمليات :-
تتضمن ادارة العمليات جميع العمليات الادارية الخاصة بانتاج السلعة او الخدمة التي تسوقها المنشأة . ففي المنشآت التي تنتج السلع تسمى هذه بادارة الانتاج . ويكون مفهوم ادارة العمليات اوسع من ادارة الانتاج، لانه ينظم ادارة عمليات المنشآت التي تقدم الخدمات .
وان التخطيط للعمليات يتطلب جدولة الانتاج او الخدمات ، وتكون المعلومات اللازمة مستقاة من عدد كبير من سجلات المنشأة .

(1) د . علي السلمي ، جهاز المعلومات في خدمة الادارة ، مجلة المدير العربي .

المرجع كاملاً في المرفقات