التوثيق و الإدارة التنموية
 

---------------------------------


لا شك أن الإدارة تعد عنصر أساسي و حيوي لإنجاح أي مؤسسة /مشروع. و الإدارة التنموية تتكون من مثلث أضلاعه هي:




2. التوثيق: لماذا؟


§التوثيق عملية هامة جدا بالنسبة لأي مؤسسة/مشروع. فالتوثيق يساعد المؤسسة/المشروع في عملية التخطيط و المتابعة لمدى تحقق أهداف المشروع من خلال تسجيل مسار العمل و تفاصيله و القائمين عليه و تفاعلاته و أدائه و نتائجه. و من ثم بالتوثيق أداة هامة و ضرورية لكي تحقق المؤسسة/المشروع رسالتها و أهدافها بكفاءة و فاعلية.

§ التوثيق أيضا أداة ضرورية للحفاظ على "ذاكرة" المؤسسة / المشروع و مسارها/مساره التاريخي و حصاد تجربتها/تجربته. فالتوثيق يقوم برصد التجربة التنموية و مراحلها و نتائجها، بداية من المدخلات و الأداء، مرورا برصد أدوات العمل و انتهاء برصد نتائج التجربة التنمية. و هو بذلك يحفظ مسار التجربة التنموية و الدروس المستفادة منها للعاملين داخل المؤسسة/المشروع كما يقدم نموذج تنموي يمكن تكراره أو التعلم من تجربته من قبل أفراد/مؤسسات/مشروعات أخرى.

§ التوثيق يضمن عدم "المبالغة" أو "الانتقاص" في/من الجهد المبذول و الإنجاز المتحقق.

§ التوثيق يضمن التوازن و التكامل بين "الكيف" و "الكم" بالنسبة للمشروع /المؤسسة. حيث يعكس لنا بدقة حجم ما تم إنجازه من حيث الكم و من حيث الفاعلية و التأثير.

§ كذلك يعد التوثيق عنصر مهم في قضية المحاسبة حيث يقوم بتسجيل كافة جوانب مسار العمل و تسجيل المهام و المسئوليات و الأفراد المكلفين بها و ما تم إنجازه و ما لم ينجز بعد و مسئولية كل فرد داخل المؤسسة/المشروع في هذا الشأن.

§ التوثيق يؤكد على أن كل شئ مسجل و موثق و يعكس مدى شفافية المشروع /المؤسسة.

§ التوثيق يتيح فرصة تعديل و تصويب مسار المؤسسة /المشروع


من المهم التمييز بين أسباب داخلية و خارجية للإقدام على التوثيق:
§الأسباب الداخلية/الذاتية: تحسين برامج الجمعية و أنشطتها و حفظ الخبرات و الدروس المستفادة.

§الأسباب الخارجية: تبادل الدروس المستفادة من خلال عمل المؤسسة/المشروع مع مؤسسات/أطراف أخرى














التوثيق يتضمن تسجيل الأنشطة و الخبرات داخل أي مؤسسة /مشروع و التعلم منها و تبادل هذه الخبرات و الدروس المستفادة داخل المؤسسة / المشروع و مع آخرين.

التوثيق بهذا المعنى يتضمن بعد تسجيلي و بعد اتصالي (داخلي و خارجي).

من المهم التميز بين التوثيق بهذا المعنى و نشاط التوعية أو (مثل رفع الوعي حول قضايا المرأة في المجتمع المحيط).


عبارات مفتاح لمفهوم التوثيق/التسجيل:
§جمع المعلومات و تحليلها و تسجيلها
§إعداد البيانات و كتابتها
§الدخول في عملية أهدافها التعلم و التعليم
§الحفاظ على الأفكار و التحديات للرجوع إليها في المستقبل (ذاكرة المؤسسة)
§استخدام وسائل مختلفة مثل السجلات و التقارير و الصور و الرسومات.


عبارات مفتاح لمفهوم التوثيق/ الاتصال:
§توصيل رسالة و نشر أفكار محددة
§القيام بنشاط يتضمن عدة مراحل
§تبادل خبراتنا و الدروس المستفادة فيما بيننا
§تبادل خبراتنا مع آخرين
§استخدام وسائل مختلفة مثل التقارير و المقالات و النشرات و الكتيبات و العروض