القسم الثاني
آثار التشغيل الإلكتروني علي هياكل النظم المحاسبية
EDP Effects on Accounting System Structures
المقصود بهيكل النظام المحاسبي " System Structure " مجموعة الترتيبات المحاسبية التي تشكل البناء الأساسي أو الإطار العام الذي تحدث بداخله عمليات تحويل البيانات المعنية التي تقارير المعلومات أو القوائم المطلوبة
هذه الترتيبات أو العنصر ، و التي تشمل بصفة أساسية علي ما يلي
.الدليل المحاسبي
المجموعة المستندية .
المجموعة الدفترية .
و يلاحظ أنه بينما تشترك كل من نظم المحاسبة المالية و محاسبة التكاليف الفعلية و محاسبة المسئوليات في حقيقة ان هياكلها الأساسية يجب أن تحتوي علي هذه العناصر الثلاثة مجتمعة إلا أن هذه الأنظمة تختلف فيما بينما اختلافات جذرية بشأن مضمون كل عنصر تلك العناصر
( 1 )
الدليل المحاسبي
الدليل المحاسبي هو خريطة تصف الخطوط العامة التي تجري علي أساسها عملية تمييز وحصر و تجميع البيانات المحاسبية المناسبة لغرض القياس في ظل المعالجة اليدوية التقليدية ، ويستقبل كل نظام محاسبي بالدليل أو الأدلة المناسبة بتحقيق أغراضه
فنظام المحاسبة المالية يعتمد في الأساس علي دليل واحد هو دليل الحسابات المالية . هذه الدليل ما هو إلا خريطة تتضمن أسماء مختلف الحسابات الإجمالية و الفرعية التي تتضمنها قائمتي الدخل و المركز المالي مع ترتيب هذه الحسابات في مجموعات متجانسة و مرقمه بشكل يوضح العلاقات القائمة بينها كما يحتوي هذه الدليل علي شرح موجز لطبيعة كل حساب و القواعد التي تحكم القيود التي تسجل فيه
أما في نظام محاسبة التكاليف فأن غرض قياس و ضبط التكلفة الفعلية لوحدة المنتج يقتضي استخدام مجموعة من الأدلة المتخصصة نذكر منها
دليل عناصر التكاليف " Cost- Elements Chart " .
دليل مراكز التكلفة " Cost-Centers Chart " .
دليل وحدات التكلفة " Cost-Units Chart " .
دليل حسابات التكاليف " Cost-Accounts Chart ".
و بالمثل فأن نظام محاسبة المسئوليات يستلزم تصميم أدلة مختلفة مثل دليل مراكز المسئولية ، سوء كانت مراكز تكلفة ، أو مراكز ربحية ، أو مراكز استثمار ، ودليل عناصر التكاليف القابلة و غير القابلة للتحكم علي مستوي المراكز المختلفة .
الأثر علي الدليل المحاسبي
هذا و يمكن تلخيص أثار التشغيل الإلكتروني على الدليل المحاسبي كعنصر من عناصر هياكل الأنظمة المحاسبية فيما يلي
أ –ازدياد أهمية الدليل المحاسبي فالدليل الحاسبي بوجه خاص يعتبر من الضروريات الأساسية لنجاح تصميم نظم التشغيل إلكتروني للبيانات المحاسبية . ذلك أن كل دليل يحتوي علي خطة منظمة لترقيم المفردات التي يحتوي عليها ، سوء كانت هذه المفردات حسابات مالية أو عناصر تكاليف أو مراكز تكلفة أو مراكز مسئولية . هذه الأرقام ذاتها تمثل الأكواد التي يستخدمها مخطط البرنامج في تصميم عمليات الإدخال و التسجيل و البحث و الاسترجاع و المعالجة التي يتضمنا البرامج التطبيقية.
وبدون هذه الأرقام الكودية تصبح العمليات السابقة بطيئة ، ومعرضة للكثير من الأخطاء ، كما تصبح أحجام ملفات البيانات متضخمة ، و تشكل عبئا علي الذاكرة أثناء التشغيل .
ب
–التكامل بين الأدلة المختلفة :
في ظل أنظمة المعالجة اليدوية ، يتم تقسيم المفردات التي يحتوي عليها دليل كل نظام إلى مجموعات رئيسية و مجموعات فرعية و بنود وأنواع … الخ ، بحيث تعكس هذه المجموعات العناصر الرئيسية التي تحتوي عليها القوائم التي ينتجها هذا النظام
أما في ظل أنظمة التشغيل الإلكترونية للبيانات المحاسبية ، فأن خطة ترقيم و تكويد الحسابات المختلفة تقوم بالضرورة علي مبدأ التكامل بين أنظمة القياس المختلفة . هذا المبدأ يقتضي بأن يتم تكويد علي بند من البنود برقم كودي واحد ، علي أن يعكس هذا الرقم علاقة هذا البند بكافة أنظمة القياس المستخدمة
علي سبيل المثال ، فأنه الرقم الكودي الذي يعطي لأي بند من بنود الانفاق يجب أن يعكس هذه علاقة هذا البند بكل من الحساب المالي الذي يحمل عليه لإغراض المحاسبة المالية
مركز التكلفة الذي يوجه إليه لإغراض التتبع و التحميل اللازم لقياس التكلفة الفعلية لوحدات النشاط مركز المسئولية الذي يرتبط به لأغراض رقابة و تقييم الأداء الوظيفي للمسئول عن هذا المركز
هذا وتجدر الإشارة إلى أن القياس في مراكز المسئولية فيعمل علي تحديد التكلفة القابلة إلى للتحكم بمعرفة المسئول عن هذا المركز . في مراكز التكلفة يستهدف تحديد التكلفة الاقتصادية للوحدة المنتجة سوء كانت قابلة أو غير قابلة للتحكم بمعرفة المسئول عن المركز
الخــلاصة
أنه إذا كانت الأدلة المحاسبية ضرورية لأنظمة المعالجة اليدوية للبيانات المحاسبية ، فأنها تعتبر أكثر من ضرورية بالنسبة لنظام التشغيل الإلكتروني لتلك البيانات . أنها تعتبر ركيزة أساسية تتوقف عليها الطريقة التي يعمل بها هذا النظام ، وتتحكم في مدي نجاحه في إنتاج المعلومات المختلفة للأغراض المختلفة