آثار التشغيل الإلكتروني علي هياكل النظم المحاسبية

( 2 ) المجموعة المستندية :
المستندات " Source Documents " هي سند القيد في المحاسبة وبرهان قانونيته و صحته . ثم أنها ضرورة محاسبية لتحقيق مبدأ من أهم المبادئ المقبولة قبولا عاما في المحاسبة المالية ، هو مبدأ الموضوعية وقابلية البيانات للتحقيق و المراجعة .

في المحاسبة المالية ، تتعلق معظم المستندات بإثبات نشأة الإنفاق أو الالتزام بأنفاق . ويتكون الجانب الأعظم منها من مستندات تنشأ خارج الوحدة المحاسبية . ولا تستخدم المستندات الداخلية إلا في الأحوال التي يتعذر فيها الحصول علي مستند خارجي مؤيد للعملية.

أما في المحاسبة الإدارية ، فأن الكثير من المستندات و النماذج و الكشوف التحليلية يتم أعدادها داخليا في الأغلب الأعم . علي سبيا المثال :
في نظام محاسبية التكاليف الفعلية ، تتواجد المستندات و الكشوف الداخلية التالية بالنسبة لعنصر واحد فقط من عناصر التكاليف و هو عنصر المواد :
· أذن استلام مواد .
·أذن صرف مواد .
·أذن ارتجاع مواد .
·أذن تحويل مواد .
· كشف حصر المواد المباشرة .
· كشوف تحويل المواد غير المباشرة .
·بطاقة الصنف أو العين .
·صفحة الصنف بدفتر أستاذ مراقبة المخازن .
· محاضرة الجرد الفعلي المستمر .

مثل هذه النماذج و المستندات تعمل علي حصر عناصر التكاليف و تيسير عملية تتبع مسارها داخل الواحدة ، كما تعمل في الوقت ذاته كأداة فعالة لتحقيق أغراض الضبط الداخلي والرقابة علي تلك العناصر .

الأثر علي المجموعة المستندية:
ويمكن القول بأن تأثير التشغيل الإلكتروني علي المجموعة المستندية ينصب بالدرجة الأولى علي طريقة تصميم المستند و وسيلة استيفائه ، وليس بالضرورة علي مضمون هذه المستند أو محتوياته أو دورته المستندية حتى نقطة اعتماده كدليل مؤيد لحدوث العملية . إذ يتم إعداد كل مستند داخل الإدارة المختصة كالمعتاد ، وذلك طبقا للقواعد و السياسات و الأجراءات التي يتضمنها نظام الضبط الداخلي المتبع .

و مع ذلك فأن الحاجة إلى إعطاء أكود خاصة إلى بعض البيانات غير الرقمية التي يحتوي عليها كل مستند من مستندات القيد الأولى المعدة للإدخال علي الحاسب يتطلب اتباع أحد بديلين:

أ – استخدام نموذج إدخال خاص " Input Form " :
هذا النموذج يرفق بكل مستند ، و تنقل إليه البيانات الواردة بالمستند الأصلي ولكن بعد تحويلها إلى الاكواد المناسبة بمعرفة قسم تجهيز البيانات . و يتبع هذا الأسلوب بوجه خاص في حالة المستندات الخارجية ، كما يفضل استخدامه في ظل طريقة الإدخال للدفعة " Batch Input " ، حيث يتواجد فاصل زمني بين نقطة إنشاء المستند وبين تاريخ الإدخال إلى قاعدة البيانات الإلكترونية … و هو ما يسمح بتخصيص موظف مستقل بقسم تجهيز البيانات يكون مسئولاً عن القيام بعملية التكويد و استيفاء نماذج الإدخال المرفقة بكل حزمة او دفعة مستندات.

ب – تعديل شكل المستند " Document Redesign " :
فيتم إعادة تخطيط شكل المستند وتعديل طريقة تصميمه بحيث يحتوي علي خانات إضافية يمكن أن يدرج به الكود المناسب لكل بيان من البيانات الواردة و القابلة للتكويد . و بالطبع لا يمكن إتباع هذا الأسلوب إلا في حالة المستندات الداخلية ، لان المنشأة لا يمكنها التحكم في تصميم المستندات الخارجية . كما يفضل أتباع هذا الأسلوب بصفة خاصة في ظل طريقة الإدخال الفوري " On-Line Input " .

( 3 ) المجموعة الدفترية :
لاشك أن أكثر عناصر هياكل النظم المحاسبية تأثراً بالتشغيل الإلكتروني للبيانات هو المجموعة الدفترية ، أي مجموعة الدفاتر و السجلات المخصصة للأغراض تسجيل البيانات ، وفقاً لاحتياجات كل نظام محاسبي علي حده .

علي سبيل المثال ، تشتمل المجموعة الدفترية في ظل نظام المحاسبة المالية ، علي السجلات المحاسبية و التحليلية التالية :
· دفتر اليومية العامة .
· دفاتر اليوميات المساعدة ، مثل دفتر يومية الخزينة ، و دفتر يومية المشتريات الاجلة ، و دفتر يومية المصروفات النثرية ……… الخ .
· دفاتر الأستاذ المساعد ، مثل دفتر أستاذ مراقبة العملاء ، ودفتر أستاذ مراقبة الموردين ، و دفتر أستاذ مراقبة مخازن المواد .
· دفتر الأستاذ العام و موازينه الرقابية .
· الدفاتر التحليلية ، مثل دفتر تحليل المصروفات ، و دفتر تحليل ضريبة المبيعات المحصلة .
· السجلات الرقابية ، مثل سجل الأصول الثابتة و سجل العهد ، وسجل التأمينات لدي الغير ، وسجل خطابات الضمان السارية .

هذا ، وقد يضاف إلي ما تقدم في المنشآت الصناعية أستاذ مراقبة التكاليف ، لربط المجموعة الدفترية للمحاسبة المالية مع المجموعة الدفترية لمحاسبة التكاليف ، ة تسوية الفروق بينهما .

و النقطة ذات الأهمية هي ان هذه المجموعة الدفترية في ظل نظم المعالجة اليدوية تتخذ وسيطاً مادياً ملموساً ، يتمثل في مجلدات أو دفاتر تحليلية أو بطاقات سائبا ، و تتميز بأنها يمكن الرجوع إليها في أي وقت و قراءة ما بها بشكل مباشر .

أما في حالة نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية ، فان هذه المجموعة الدفترية تتحول إلى مجرد ملفات إلكترونية " Electronic Files " مخزونة علي أحد وسائط التخزين الإلكتروني ( سوء كانت شرائط ممغنطة أو أقراص تخزين مرنه أو ثابتة ) . وهذه الملفات لا يمكن الوصول إليها في التعامل معها أو قراءة ما يوجد بها من قيود وبيانات إلا من خلال – وفقط من خلال – البرامج التطبيقية المختصة التي تم في ظلها إنشاء مثل هذه الملفات من الأصل .

هذا التغيير السافر في طبيعة المجموعة الدفترية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية سوف يكون له تأثيره الكبير بوجه خاص علي طبيعة و إجراءات كل من نظم الرقبة الداخلية و المراجعة الخارجية ، أذ انه يعني ببسطة أمرين :
· صعوبة اكتشاف أي تعديل غير مشروع اجري علي محتويات الملف .
· صعوبة تحديد المسئولية عن هذا التعديل في حالة اكتشافه .

الخلاصــة :
ونلخص من كل ما تقدم إلي أن تأثير التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية علي العناصر المختلفة لهياكل النظم المحاسبية لم يغير من طبيعة هذه العناصر أو وظيفتها أو أبعادها الفنية ، وإنما انصب هذا التأثير علي بعض جوانبها الشكلية و الإجرائية . . . وذلك إلي الحد الذي استلزمته طبيعة التشغيل الإلكتروني و متطلباته التقنية .

كما كان أكثر عناصر الهيكل تأثراً هو المجموعة الدفترية ، التي تحولت إلى ملفات الإلكترونية لا يمكن التعامل معها إلا من خلال البرنامج التطبيقي الذي أنشأها . ولا شك أنه لم تعد هناك وسيلة أو سبيل للتحقق من صحة و سلامة البيانات المسجلة بهذه الملفات إلا بالتحقق من سلامة البرنامج التطبيقي ذاته و خلوه من الأخطاء المنطقية ، و حماية هذا البرنامج ضد محاولات التعديل أو الاستخدام غير المشروع .

يتبع ....

__________________
(اللهم {ربنا آتنا في الدنيا حسنة وفي الآخرة حسنة وقنا عذاب النار} (البقرة:201)